日計表とは (外食産業)

日計表とは

日計表とは、日々の運営状況や経営情報を把握するために日々の店舗状況を記録する試算表となります。複数店舗を経営する企業の場合、店長から本部に日報として日計表を送るケースが一般的です。

日計表に記載する項目は、その企業において何を重視するかによって違いはありますが、一般的に「売上」、「来客数」、「スタッフ勤怠」、「在庫数」、「仕入れ数」等を記載します。

日計表の中で最も重要な項目です。1日の総売上のみのケース、時間別売上のケース等さまざまです。POSレジ等で〆計算が自動化できている場合は、システムで対応もしくは日計表にデータを起票すること形を取ります。また、目標売上高の達成率と共に記載するケースもあります。

売上同様に最も重要な項目の1つです。一般的には時間別の来客数を記載しますが、狙っているターゲットがいる場合は男女別や年代別での記載を行います。

何名のスタッフが、それぞれ何時間働いたかを日計表に記載します。売上や来客数と合わせて見ることで、スタッフ配置の適切化を狙います。

特定商品の在庫数を記載するケースがあります。本部で一括した仕入れ等を行う場合は、日々の在庫数を見ながら発注数を調整します。

店舗側に仕入れを任せている場合、日計表に仕入れを記載することで本部側で数字チェックができるようにするケースもあります。

日計表にどのような情報を記載するか次第で見るべきポイントは変わりますが、一般的に以下の情報を確認します。

最も重要なポイントは、その日の売り上げ情報となります。売上情報と来店客数を合わせて見ることで、店舗運営が十町であるかを日々確認します。

売上と仕入れ状況から、店舗の現金残高を把握します。適切な入金がなされているか、また支払い等の余力があるのかを確認していきます。

売上や来店客数と、労働時間を把握することで、適切なスタッフ数かどうかの把握を行うと同時に、特定のスタッフが働き過ぎていないか等の確認も行うことが出来ます。

元々は紙で記載されていた日計表ですが、ツールの発展から様々な方法で効率化が図られています。以下が代表的な作り方となります。

最も一般的なものがエクセルの利用です。入力後の集計や分析も、マクロを活用することである程度自動化出来ます。ただし、入力の手間がかかるため店舗数が多くなった際には、別手法を取ることが一般的です。

多くのPOS機には、日々の〆作業ができ日計表に近い情報を自動的に集計する機能がついています。お店に必要なデータが網羅できる場合はPOSでの実施が一般的です。

POSの場合、集計データと他のシステムとの連携が難しいケースがあります。何かしらの店舗管理ツールを利用の場合は、そのツールとPOSの連携が出来るかどうかのチェックが必要です。

店舗の運営を楽にするための店舗管理ツールが各社から販売されています。クラウド化されたシステムは、比較的安価に利用可能なため普及が進んでいます。店舗ニーズに合わせたカスタマイズも可能であるため、店舗数が増えてきた際には利用が必須となります。